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Cuánto cuesta abrir una cafetería: un desglose paso a paso del modelo financiero
Cuánto cuesta abrir una cafetería: un desglose paso a paso del modelo financiero
El público objetivo impulsa el modelo de negocio de la cafetería, determinando el surtido, los precios e incluso las características del diseño interior. Los cálculos variarán para un pequeño puesto de café para llevar versus una cafetería dirigida a trabajadores remotos que pueden pasar varias horas con una taza de café y una computadora portátil en su lugar.
Normalmente, las cafeterías emplean dos enfoques de ventas: vender café para llevar y atender a los clientes en la tienda. En este artículo, exploraremos cómo construir un modelo financiero para un plan de negocio de una cafetería, teniendo en cuenta las características de cada una de estas corrientes de ingresos.
Modelo financiero de una cafetería para un plan de negocios
El modelo financiero básico que construimos para cualquier nuevo negocio es el "Modelo de 3 Estados Financieros", que implica pronosticar movimientos en tres estados financieros principales: Estado de Pérdidas y Ganancias (P&G), Flujo de Efectivo y Balance.
Puede encontrar un modelo financiero en este enlace, del cual desglosaremos ejemplos en este artículo.
En primer lugar, abordamos el cálculo de la cuenta de pérdidas y ganancias, comenzando con el pronóstico de ingresos. El algoritmo de generación de ingresos es un diferenciador clave entre varios modelos de negocio. Por lo tanto, en este artículo, examinaremos a fondo el cálculo de la dinámica de números de clientes e ingresos para las dos principales corrientes de ingresos de la cafetería: la venta de café para llevar y la atención a los clientes en la tienda. Profundizaremos en las variables que contribuyen a los ingresos de la cafetería y los gastos asociados a ellos.
Nuestra plantilla de modelo financiero para cafeterías implica desglosar los cálculos en varias hojas interconectadas en Google Sheets o Excel para facilitar la gestión del modelo y la evaluación de diferentes escenarios. Introducimos todos los datos iniciales en la primera hoja, los utilizamos para generar un modelo mensual detallado, luego creamos estados financieros consolidados (cuenta de pérdidas y ganancias, flujo de efectivo, balance) y resumimos los resultados calculando el punto de equilibrio, determinando el monto de inversión requerido y visualizando métricas clave en gráficos.
La capacidad máxima de producción de una cafetería
Una cafetería es un negocio tradicional donde el número de clientes está limitado por la capacidad de producción. En este caso, la "capacidad de producción" se define por la cantidad de clientes que podemos atender. Esto depende de factores como el tamaño del local, el tiempo que lleva preparar los pedidos, el número de personal y el tiempo que los clientes suelen pasar en la cafetería en una mesa.
Basándonos en esto, especificamos los parámetros clave de la ubicación de la cafetería en nuestra pestaña de datos de entrada: el número de asientos y las horas de funcionamiento. El número de mesas y asientos se determinará por el tamaño del espacio alquilado. Planifique el número de asientos en su cafetería e ingréselos en el modelo financiero.
De inmediato, dividimos las horas de funcionamiento en días de semana y fines de semana, ya que la ocupación puede variar significativamente según la ubicación y el público. Si planea abrir una cafetería en un centro de negocios, es posible que el tráfico los fines de semana sea mínimo. Sin embargo, para una cafetería orientada a familias que atiende a parejas con niños, las horas del día los fines de semana podrían ser las de mayor afluencia. Determine las horas de funcionamiento óptimas para los días de semana y fines de semana e ingréselas en el modelo.
Para entender cuántos clientes potencialmente puede acomodar su cafetería, necesita pronosticar el tiempo que lleva atender a un cliente. Es evidente que las cifras diferirán para varios modelos de compra. Para el modelo de "café para llevar", consideramos el tiempo para tomar el pedido, procesar el pago y preparar el café. En el caso del modelo de "servicio en la tienda", necesitamos considerar el tiempo total de servicio desde ambas perspectivas.
Comenzamos con la perspectiva del cliente y respondemos a la pregunta de cuánto tiempo pasará un visitante promedio en la cafetería. Ahora, necesita determinar si puede atender a cada cliente dentro de ese marco de tiempo con una cafetería completamente ocupada y los recursos existentes. Si no es así, deberá aumentar el número de personal y otros recursos que afectan el tiempo de servicio o extender el tiempo por cliente.
Cálculos de los Ingresos de la Cafetería
Cálculos de los Ingresos de la Cafetería
En esta etapa, es necesario determinar el surtido y los precios. Para los fines del modelo financiero, puede agrupar los elementos en categorías y asignar cifras promedio. Para un análisis más detallado, puede desglosar las categorías y especificar los precios de cada artículo.
En nuestro ejemplo, planeamos abrir una cafetería sin cocina. El surtido consistirá en tres categorías: café, bocadillos y alimentos listos para comer, y bebidas embotelladas. Ahora, calcule el costo promedio para cada categoría y establezca los precios de venta al público.
Para determinar el costo en la categoría de café, calcule cuánto nos costarán los ingredientes iniciales para hacer una taza promedio de café: granos, leche, azúcar, etc. Para el modelo de "café para llevar", asigne por separado el costo de los vasos desechables y otros materiales de empaque. En este ejemplo, suponemos que se utilizan platos reutilizables para el servicio en la tienda. Si planea utilizar vasos desechables para todas las opciones de venta, puede agregar su costo de inmediato al precio de costo.
Además del café, en nuestro ejemplo, planeamos vender bocadillos y posiblemente alimentos listos para comer y productos horneados, así como bebidas refrescantes embotelladas. Compramos todos estos productos listos para el consumo, y el precio de costo es simplemente el precio de compra. La mayoría de las cafeterías no tienen su propia cocina y ofrecen una gama limitada de pasteles, sándwiches y bocadillos comprados, lo mismo que Starbucks, que utiliza este modelo.
También necesitamos diferenciar entre días de semana y fines de semana.
Determinación del primer mes
Para determinar el mes desde el cual se deben calcular ciertos indicadores, utilizamos la función SI (IF).
Si el valor de fecha para la columna es mayor o igual a la fecha de lanzamiento de la cafetería, comenzamos a calcular el indicador usando la fórmula; de lo contrario, el valor de la celda es "0".
En general, esta fórmula en Excel o Google Sheets se ve así:
=SI(E2 (mes en el pronóstico) >= Proyecciones! $E$13 (fecha de lanzamiento en los datos de entrada), fórmula, 0).
Este enfoque permite que el modelo financiero sea más flexible al trabajar con fechas. Si cambia las fechas de apertura, solo necesita cambiar la fecha en un mes, y todo el modelo se recalculará.
Cálculo del número de días de semana y fines de semana
Dado que consideramos la diferencia en el funcionamiento de la cafetería los días de semana y los fines de semana en el modelo financiero, es necesario calcular el número de cada tipo de día en cada mes para los cálculos.
En Excel y Google Sheets, se utiliza la función NETWORKDAYS para esto. Calcula el número de días laborables en el mes. Para obtener el número de fines de semana, simplemente reste este valor del número total de días en el mes.
Cálculo de la ocupación para cada mes
Basándonos en las suposiciones sobre la dinámica de la ocupación de la cafetería que hicimos en los datos de entrada, calculamos la ocupación para cada mes en consecuencia. Luego procedemos a calcular el número de clientes. Para esto, multiplicamos la ocupación máxima posible por el porcentaje de ocupación para ese mes específico.
Pronóstico de ingresos
Multiplicamos el número de clientes por el valor promedio del pedido para obtener los ingresos. Realizamos todos estos cálculos por separado para los modelos "Café para llevar" y "Servicio en la tienda", y luego sumamos los resultados para obtener el monto total de los ingresos.
Gastos para la Apertura y Operación de una Cafetería
Ingresos aún no son ganancias. Para entender la rentabilidad de este tipo de negocio y cuánto cuesta abrir una cafetería, pasemos a calcular y pronosticar el lado de los costos.
En esta parte, los cálculos son más simples que al calcular los ingresos. Sin embargo, repasaremos todas las categorías de gastos de la cafetería para asegurarnos de no pasar por alto nada.
Gastos de capital
Comencemos con los gastos para abrir la cafetería. Después de encontrar la ubicación y negociar los términos del arrendamiento, necesitará transformar el espacio en una cafetería acogedora y funcional. Prepare un presupuesto para renovaciones, compras de equipo, muebles, vajilla y otros artículos necesarios, e ingréselos en la pestaña de datos de entrada del modelo financiero. No olvide considerar los horarios de depreciación, ya que son esenciales para los cálculos posteriores de pérdidas y ganancias, flujo de efectivo y balance.
Costo de bienes vendidos
Ya hemos ingresado los datos de entrada para calcular el costo de bienes vendidos al planificar el surtido y los precios. Además de los gastos por la compra de productos e ingredientes, necesitamos incluir costos por procesamiento de pagos. Lo estableceremos como un porcentaje de los ingresos.
Empleados
Es más conveniente asignar los gastos de nómina a una pestaña separada. Enumere todos los empleados necesarios para la operación de la cafetería, teniendo en cuenta la necesidad tanto de personal a tiempo completo como a tiempo parcial. Planifique aumentos salariales anuales y no olvide los impuestos y tarifas. También puede programar las fechas de contratación para empleados adicionales según el crecimiento previsto en la carga de trabajo de la cafetería.
A continuación, pasamos a los gastos de operación de la cafetería. Aquí, necesitamos considerar los gastos sin los cuales la cafetería no puede operar. Estos incluyen servicios públicos y costos relacionados con el mantenimiento del local, como el alquiler, la limpieza y el mantenimiento del equipo.
Gastos de Marketing
La ubicación juega un papel crucial en atraer clientes a la cafetería, pero las campañas de marketing pueden aumentar significativamente el flujo. Asigne un presupuesto para varios canales de promoción y no olvide los gastos adicionales como diseño, redacción y impresión de materiales promocionales.
Finalmente, tenemos los gastos administrativos, sin los cuales la operación de una entidad legal es imposible: contabilidad, servicios legales, seguros, entre otros. Esta sección también incluirá los gastos de alquiler del local.
Ahora tienes una herramienta con la que puedes evaluar cuánto costará abrir tu cafetería de ensueño y estimar las ganancias que este negocio puede generar. Elige referencias realistas para tu caso, teniendo en cuenta los resultados de la investigación de mercado (es importante que el modelo financiero considere el análisis de la competencia, la estimación del tamaño del mercado y las encuestas a los clientes potenciales) y juega con los números en los datos de entrada para lograr el resultado financiero óptimo. Para mayor comodidad, puedes agregar gráficos y métricas adicionales.
